Forum international

Où et quand se déroulera le Forum international 2019?

Le Forum international 2019 se déroulera à Ottawa du 25 au 27 janvier 2019.

Hôtel Delta du centre-ville d'Ottawa
101 Lyon Street N
Ottawa, ON, Canada
K1R 5T9
613-237-3600
1-888-236-2427
Site web

Qui puis-je contacter pour de plus amples informations?

Pour toute autre question, écrivez-nous à : [email protected]

Inscription

À quoi donne droit l’inscription?

Le laissez-passer pour le forum donne accès à toutes les activités, à moins d'une indication contraire. Les activités incluent les conférences, séances plénières, ateliers, conférences plénières, séances de renforcement de capacités, réunions, formations, activités de réseautage, zone de connexion, dîners, pauses-café, ainsi que notre évènement du vendredi soir.

Y a-t-il un tarif pour les préinscriptions?

Oui, il existe un tarif préférentiel pour les préinscriptions! La date limite pour les préinscriptions est le 22 novembre 2018. Profitez du rabais en vous inscrivant au plus tard le 22 novembre !

Est-il possible de payer les frais d’inscription le jour de l’événement?

Il est possible de payer sur place en espèces ou par carte de crédit (Visa ou MasterCard). Cependant, nous vous encourageons à vous inscrire le plus tôt possible grâce à l’inscription en ligne, cela facilitera les préparatifs et garantira le succès de l’événement.

Si je ne peux pas assister au Forum à la dernière minute, puis-je obtenir un remboursement?

Voici notre politique de remboursement :

  1. Au plus tard le 20 novembre – un remboursement de 90% sera accordé.
  2. Entre le 1er et le 21 décembre - un remboursement de 50 % sera accordé.
  3. Après le 22 décembre – aucun remboursement ne sera accordé.

Si vous demandez un remboursement dans le cadre de notre politique mentionnée au-dessus, votre remboursement sera effectué par chèque.

Un soutien financier est-il disponible pour aider à couvrir les coûts d’inscription au Forum?

À titre d’organisations non gouvernementale sans but lucratif, le CECI et l’EUMC ne sont pas en mesure d’offrir un soutien financier aux personnes intéressées à participer au Forum. Nous encourageons ces personnes à solliciter l’appui de leurs employeurs, organismes, institutions et groupes communautaires dans leur région.

Si vous êtes membre d’un comité local de l’EUMC :

Nous avons compilé quelques idées afin d’aider les comités locaux à participer au Forum international :

  • Subvention de voyage pour les délégués votant-e-s : L’EUMC a des fonds de disponibles afin de permettre aux délégué-e-s votant-e-s d’assister à l’Assemblée annuelle de l’EUMC. Les membres généraux ou les délégué-e-s votants qui ont été désigné-e-s par leur comité local peuvent faire une demande pour recevoir cette subvention afin de les aider à payer les frais de transport. Veuillez consulter la section FAQ afin d’en savoir plus sur la marche à suivre.
  • Fonds catalyseur pour les comités locaux de l’EUMC : Vous pouvez utiliser votre fonds de soutien annuel (250 $) pour envoyer un-e représentant-e de votre comité local ou pour partager le coût entre plusieurs représentant-e-s. Faites-en la demande sur Mon comité – assurez-vous simplement d’expliquer comment les fonds seront utilisés.
  • Le fonds PÉR prévus à cet effet : Votre comité local a peut-être inclu du financement dans son formulaire d'intention de parrainage afin de permettre à un-e étudiant-e PÉR de participer à la session post-arrivée dans le cadre du Forum international et/ou pour contribuer à envoyer d’un membre du comité local à la formation nationale des comités locaux qui se déroulent lors du Forum international.
  • Appui institutionnel : Approchez l’administration de votre université pour commanditer votre participation – c’est une excellente façon de représenter votre institution à un évènement d’apprentissage de haut niveau. Nous avons même un modèle de lettre pour aider votre comité local.
  • Fonds disponibles spécifiquement pour la participation à de tels évènements :Vérifiez auprès de votre association étudiante, des divers départements de votre campus ou de votre Bureau international pour connaître les fonds disponibles pour des conférences. Ces fonds peuvent octroyer aux étudiant-e-s un certain montant afin de leur permettre de payer leurs frais de déplacement et d’hébergement pour des conférences ou des possibilités de formation au Canada. Souvent, très peu d’étudiant-e-s en font la demande, alors explorez cette possibilité dès que possible.
  • Faites une collecte de fonds ou utilisez les fonds administratifs restants que possède votre comité local.

Vous ne savez toujours pas par où commencer? Communiquez avec l’équipe d’engagement sur les campus pour obtenir des conseils et des idées : [email protected].

Comment puis-je obtenir des laissez-passer gratuites au Forum en tant que commanditaire d'événement?

Les commanditaires officiels du Forum international peuvent recevoir des laissez-passer GRATUITS à l'événement dans le cadre de leur trousse de commandite. Pour plus d'informations, veuillez contacter Serena Thomson à [email protected]

Hébergement

Où devrais-je séjourner à Ottawa?

Veuillez noter que l’hébergement n’est pas inclus dans les tarifs du Forum. Nous invitons les participants qui habitent en dehors d’Ottawa à réserver une chambre au l'Hôtel Delta du centre-ville d'Ottawa.

Hôtel Delta du centre-ville d'Ottawa
101 Lyon Street N
Ottawa, ON, Canada
K1R 5T9
613-237-3600
1-888-236-2427

SVP réserver en ligne avec notre tarif préférentiel.

Comment puis-je réserver mon hébergement?

SVP réserver en ligne une chambre à un taux préférentiel de 159$ plus taxes, par nuitée, au plus tard le 07 Janvier 2019.

Assemblée Annuelle de L'EUMC


Qui peut voter à l’Assemblée annuelle de l’EUMC?

Tout le monde peut assister à l’assemblée annuelle de l’EUMC, mais seuls les membres en règle ont droit de vote. Les membres institutionnels et les comités locaux peuvent nommer un délégué votant, tandis que les membres généraux et les membres du conseil d’administration qui n’ont pas déjà été désignés comme délégué votant ont droit de vote.
Pour plus d’information concernant les membres de l’EUMC ainsi que vos droits de vote, ou si vous désirez devenir un membre votant, veuillez consulter le site internet de l’EUMC.

Comment participer en tant que délégué votant à l'Assemblée annuelle de l'EUMC?

Veuillez indiquer que vous êtes un délégué votant lorsque vous vous inscrivez au Forum international.

De plus, les membres institutionnels et les comités locaux doivent fournir un document qui nomme leur délégué votant - une lettre pour les membres institutionnels, les procès-verbaux des réunions pour les comités locaux.

Si vous participez uniquement à l'Assemblée, veuillez envoyer le formulaire dûment rempli et la documentation à [email protected] ou par la poste (1404, rue Scott, Ottawa, ON, K1Y 4M8).

Comment fonctionnent les subventions de déplacement offertes aux délégués votants de l’EUMC?

Des subventions de déplacement sont offertes aux délégués votants des comités locaux et aux membres généraux qui doivent voyager plus de 600 kilomètres pour assister à l’assemblée annuelle et y exercer leur droit de vote. Les délégués votants doivent prévoir leur transport jusqu’au lieu de l’assemblée annuelle. Un montant de subvention précis a été fixé par province (voir le tableau plus bas).

Nous communiquerons avec les personnes auxquelles une subvention aura été accordée et un chèque au montant fixé pour leur province leur sera envoyé par la poste deux semaines après l’événement, suite à la participation active à l’Assemblée annuelle de l’EUMC. Les chèques remis aux délégués votants de comités locaux seront faits au nom du comité local. Veuillez, s’il vous plait, vous assurer de soumettre les bons renseignements bancaires. Le comité local sera chargé de gérer les fonds pour son délégué.

Veuillez envoyer le formulaire dûment rempli et la documentation à Yuanyue Geng à [email protected] ou par la poste (1404, rue Scott, Ottawa, ON, K1Y 4M8). Les membres de comités locaux doivent consulter le formulaire Mon Comité pour effectuer une demande de subvention de voyage. Les fonds sont limités et sont accordés selon le principe du premier arrivé, premier servi. La date limite pour demander des subventions de déplacement est le 30 novembre 2018 ou jusqu'à ce que les fonds soient épuisés totalement. Nous vous suggérons de vous inscrire au Forum et de faire une demande de subvention le plus tôt possible pour éviter toute déception.

 

ProvinceMontant de la subvention de déplacement
Yukon$700
Colombie-Britannique$600
Alberta$500
Saskatchewan$425
Manitoba$425
Ontario (>600 km)$325
Québec (>600 km)$325
Nouveau-Brunswick$425
Nouvelle-Écosse$425
Terre-Neuve$425
Île-du-Prince-Édouard$425

Réseautage


Comment et où puis-je faire du réseautage avec d'autres participant-e-s?

La Zone de connexion est un environnement amusant et dynamique permettant aux participant-e-s d’avoir des discussions parallèles, de réseauter, d'apprendre, de se détendre et de se ressourcer. C'est une salle qui sera ouverte tout au long de l'événement. Elle sera aménagée de façon à favoriser des espaces de rencontre et de socialisation, avec des activités et des tables d'exposition de nos commanditaires, partenaires et programmes et, surtout, du café (et du thé)! Il s’agit de votre espace pour apprendre à connaître les autres participants au Forum

Comment puis-je obtenir un espace d'exposant dans la zone de connexion?

Alors que tout le monde est invité à apporter ses idées et son énergie à la Zone de Connexion, seuls nos commanditaires et nos propres programmes auront des tables d'exposition. Il existe différents niveaux de commandite pour répondre à différents besoins et objectifs. Pour plus d'informations sur le commandite, cliquez ici.

Comment puis-je me connecter avec d'autres participants en ligne?

Il y a de nombreuses occasions pour rencontrer d'autres participant-e-s au Forum international cette année. Sur les réseaux sociaux, utilisez #wuscceciforum ou accédez à l'application du Forum International 2019 (bientôt disponible). Grâce à cette application, vous pourrez créer un profil de participant-e, comprenant votre nom d’utilisateur utilisé sur d’autres réseaux sociaux et vous connecter avec d'autres participant-e-s qui font de même.

Accessibilité

Est-ce que le forum international se déroule en anglais et en français?

Le Forum International est un événement bilingue. Une traduction simultanée sera offerte pour toutes les sessions du vendredi ainsi que les formations pour les comités locales et l’assemblée générale du samedi.

Est-ce que la conférence est accessible aux personnes en fauteuil roulant?

L'entrée de l'hôtel, les salles de conférence, y compris notre zone de connexion et les salles de bain sont accessibles aux personnes en fauteuil roulant ou en scooter. Certaines sessions auront lieu au deuxième étage de l'hôtel. Il y a plusieurs ascenseurs dans le hall principal pour se déplacer entre les étages. Pour plus d’informations sur l’accessibilité du lieu et des chambres d’hôtel, veuillez consulter le siteweb du Delta.

Où puis-je obtenir plus d'informations sur l'accessibilité de l’événement?

Si vous souhaitez des informations supplémentaires sur l’accessibilité de la conférence ou vous avez des besoins particuliers, veuillez nous contacter à l'adresse suivante: [email protected].

Le forum international fournira-t-il des options alimentaires qui répondent à mes besoins?

Nous fournirons des options halal, végétariennes, végétaliennes et sans gluten pendant l'événement. Veuillez nous indiquer vos préférences alimentaires lors de votre inscription au forum.

Y-a-t’il un espace alloué à la prière au forum international?

Il y aura une salle réservée pour la prière pour la durée de la conférence. La salle pour la prière est ouverte à tous et à toutes.

Application

Où puis-je télécharger l’application?

Vous pouvez télécharger l’application « Forum 2019 »* dans le Play Store de Google ou dans l’App Store d’Apple.

*Remarque : Assurez-vous de ne pas télécharger celle de l’an passé (Forum 2018).

J’ai installé l’application. Et maintenant?

Dans l’application, vous serez invité-e à créer un compte au moyen d’une adresse électronique et d’un mot de passe. Une fois que ce sera fait, vous devrez indiquer le code d’accès de l’application. Vous pouvez trouver le code d’accès dans votre liste de contrôle du Forum. 

Vous pouvez maintenant naviguer sur l’application! Grâce à elle, vous aurez un accès virtuel au Forum et vous pourrez notamment :

  • Personnaliser votre profil sur l’application en ajoutant votre photo, votre bio, et des liens vers vos comptes sur les réseaux sociaux
  • Lire les descriptions des séances, les biographies des conférencières-iers, et plus encore
  • Créer votre horaire personnalisé à partir des séances qui vous intéressent
  • Soumettre des questions et voter pour celles que vous préférez durant les périodes de questions et réponses
  • Participer à des votes pendant les séances
  • Envoyer des messages à d’autres participant-e-s et recevoir des annonces tout au long de la journée
  • Participer à notre jeu en obtenant des points lorsque vous réussissez des défis
  • … et plus encore!

L’application ne fonctionne pas correctement. Comment puis-je régler le problème?

Dans le menu de gauche, vous aurez la possibilité d’actualiser l’application (onglet « Refresh App »). Si elle ne fonctionne pas correctement, il est possible que ce soit parce que des changements y ont été apportés en arrière-plan. Nous vous recommandons donc de l’actualiser. Autre solution : la fermer et la rouvrir.

Je n’arrive pas à créer mon horaire personnalisé. Comment dois-je procéder?

Pour créer votre horaire personnalisé, vous devez vous connecter à l’application en cliquant sur l’icône montrant une personne dans le coin supérieur droit de l’écran. Si vous avez déjà un profil, entrez votre nom d’utilisatrice-teur et votre mot de passe. Si vous n’avez pas encore de profil, saisissez votre adresse électronique et créez un mot de passe.

Comment puis-je entrer en contact avec d’autres participant-e-s?

La liste des participant-e-s comprend toutes les personnes qui ont créé un profil dans l’application. Une fois votre profil créé, vous pouvez envoyer des messages à d’autres participant-e-s. Remarque : ces messages étant hébergés dans l’application, les autres participant-e-s n’auront pas accès à vos renseignements personnels.

Vous pouvez également communiquer avec d’autres participant-e-s par l’entremise des médias sociaux. Dans leurs profils, vous trouverez des liens vers leurs sites Web ou leurs comptes Twitter, Facebook et LinkedIn si elles/ils les y ont ajoutés.

Comment puis-je savoir à quelles séances les conférencières-iers participent?

Si un-e conférencières-iers en particulier vous intéresse, vous pouvez cliquer sur son profil pour voir la liste des séances auxquelles elle ou il prendra part. Vous pouvez également cliquer sur les séances du programme pour voir dans leur description le nom des conférencières-iers qui y participent.

Comment puis-je communiquer avec les conférencières-iers?

Dans leur profil, les conférencières-iers peuvent indiquer leurs coordonnées et les liens vers leurs comptes de réseaux sociaux. Si elles/ils ont également créé un profil de participant-e, elles/ils peuvent recevoir des messages via l’application. Cependant, si elles/ils ont uniquement un profil de conférencière-ier, il n’est alors pas possible de leur envoyer de messages directement via l’application.

Comment puis-je poser des questions pendant une séance?

Si des conférencières-iers sont ouvert-e-s à répondre à des questions pendant les séances, vous aurez la possibilité d’en soumettre par l’entremise du application directement. Cliquez sur la séance à laquelle vous assistez et défilez vers le bas jusqu’à « Session Engagement ». Vous pouvez voter en faveur de certaines questions, et pendant la séance, les conférencières-iers répondront à celles qui auront reçu le plus de votes.

Comment puis-je soumettre une rétroaction sur une séance et sur le Forum?

Vous pouvez transmettre vos commentaires sur les séances immédiatement après ces dernières via l’application. Des formulaires de rétroaction apparaîtront directement sur la page des séances s’ils ont été autorisés au préalable. Si un tel formulaire n’apparaît pas, mais que vous désirez quand même transmettre des commentaires et suggestions, vous pouvez le faire dans le sondage de fin d’événement.

 

À la fin du Forum, nous mettrons à votre disposition un formulaire de rétroaction que vous pourrez le remplir dans l’application directement.

Où puis-je obtenir de l’aide relativement à l’application?

Tous les bénévoles du Forum doivent bien connaître l’application et la présente feuille de questions au cas où les participant-e-s auraient des questions simples. Si vous avez des questions plus pointues ou si vous êtes bénévole et que vous n’êtes pas en mesure de répondre aux questions des participant-e-s, communiquez directement avec le personnel des communications de l’EUMC ou le centre médiatique dans la zone de connexion.

Quand le jeu prévu au cours de l’événement débute-t-il et se termine-t-il?

Le jeu commence au début du Forum international le vendredi 25 janvier et se déroulera toute la journée jusqu’à la soirée de célébration qui aura lieu à 18 h et pendant laquelle le prix sera remis.

Comment puis-je obtenir des codes d’accès lorsque j’ai terminé des défis?

Les codes d’accès pour les défis apparaîtront à différents endroits. Certains seront évidents – aux kiosques, sur des diapositives ou ils seront distribués par le personnel qui remarquera que vous avez mené un défi à bien –, tandis que d’autres ne le seront pas. Certains défis étant cachés, nous vous encourageons à explorer tous les aspects du Forum. À tout moment, vous pourriez tomber sur un code d’accès caché.

Vous trouverez une liste de défis à relever dans la section « Jeu » de votre application.

Qu’arrive-t-il si les meilleur-e-s joueuses-eurs arrivent à égalité à la fin du jeu?

Dans ce cas, nous procéderons à un tirage au sort pendant la soirée de célébration. Les meilleurs joueuses-eurs auront une seule chance de gagner.